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【事業者向け】外国人の就労ビザ取得のながれ、5つの手順

「外国人を採用することになったが、手続きが分からない」
「留学生に内定を出したが、就労ビザをとるのは本人に任せていいのですか?」

このような疑問をお持ちの事業者様向けに、日本の就労ビザ取得のながれをまとめます。

就労ビザの概要

この記事では、ホワイトカラー職の外国人をフルタイムで採用する際に取得する日本の就労ビザ「技術・人文知識・国際業務」をとる手順を5つに分けてご紹介します。

ここでいうホワイトカラー職とは、たとえば下記の職種です。

  • 営業
  • 通訳・翻訳業務
  • エンジニア
  • 設計
  • 技術職
  • 企画
  • 財務
  • マーケティング
  • 貿易・海外取引業務
  • 民間の語学スクール講師
  • 服飾・インテリアデザイナー
    など

なお、アルバイトではこの就労ビザを取得できません。

アルバイト採用できる在留資格については【事業者向け】外国人アルバイトを採用する前の確認ポイントをご参照ください。

まずは概要を理解しましょう。

概要
  • 手順① 就労ビザがとれるか事前調査
  • 手順② 労働契約の締結
  • 手順③ 就労ビザの申請
  • 手順④ 就労ビザ取得
  • 手順⑤ 雇用開始

手順① 就労ビザがとれるか事前調査

①-1.採用しようとする外国人の学歴、職歴を確認

外国人は就労ビザが取れなければ日本で働くことができません。
そのため、外国人が応募してきたら、まず履歴書で学歴や職歴を確認します。

就労ビザ「技術・人文知識・国際業務」をとるためには、下記2つの条件のいずれかに該当する必要があります。

条件1: 外国人の大学での専攻内容と職務内容に関連性があること

大学を卒業している外国人の場合、専攻内容と職務内容に関連があるかを確認します。まずは、卒業証書(Diploma)か卒業証明書を提示してもらうとよいでしょう。

学部名から専攻した内容がはっきりしない場合は、成績証明書(Transcript)単位履修証明(Credit)なども出してもらい、どんな科目を履修したかを確認します。例えば、「教養学士号(Bachelor of Arts)」のような書き方の卒業証書ですと、具体的な履修科目が分からないため、成績証明書等で確認することになります。

関連性がある例
  • 専攻:情報工学系学部
    →職種:ソフトウェア開発
  • 専攻:経済学部、法学部、その他文系学部
    →職種:人事総務、営業、マーケティング
  • 専攻:医学部
    →職種:医療コーディネーター
関連性がない例
  • 専攻:ファッション
    →職種:会計

なお、通訳・翻訳・語学指導などの国際業務は専攻科目に関係なく、4年制大学卒業の外国人なら就労ビザが取得できます。

また、平成29年以降、日本の4年制大学を卒業した外国人留学生は、職務と専攻科目の関連性が完全に一致していなくても許可が出されるような運用になっています。
それに対して、日本の専門学校を卒業した専門士は、職務と専攻科目の完全一致が求められます。

事前調査

条件2: 採用職種で10年以上の実務経験があること

大学での専攻内容に関連しない職種での採用や、外国人が高卒の場合、「条件1」に該当しません。

その場合、採用しようとする職種で「10年以上」の実務経験があれば、技術・人文知識・国際業務ビザの取得条件が満たされます。

このケースでは、まず履歴書(Resume)で10年以上の実務経験があるかを確認します。

実務経験がある場合、前職勤務先が発行した10年分の在職証明書(Certificate of employment)を持っていることがあるので提示してもらいます。
ただ、在職証明書は、企業や国ごとに様式が異なるため、「職種」が記載されていないことがあります。
その場合は、改めて「職種」が記載されたものを再取得してもらうことになります。

在職証明書を持っていない場合、日本での就労ビザ取得に必要であることを外国人本人に伝えて、前職の勤務先に発行を依頼してもらいましょう。

なお、「10年」の実務経験年数が1ヵ月でも足りない場合は、就労ビザは許可されません。

外国人が日本で働くには、採用職種に関連する学歴または実務経験10年以上が必須条件です。
採用内定前に学歴や職歴が採用職種と合っているかを確認しましょう。
履歴書だけでなく、卒業証書や成績証明書なども提出してもらうと判断しやすいです。

 

①-2.例外

日本に定住している外国人の中には、就労ビザの取得をしなくてよい人がいます。

日本に3ヶ月以上住んでいる外国人は「在留カード」をもっているので、面接時に在留カード(原本)を提示してもらい、「在留資格」を確認します。

 

在留カード出典元:出入国在留管理局HP

 

就労ビザが不要な在留資格は下記の4つです。

  • 日本人の配偶者等
  • 永住者
  • 永住者の配偶者等
  • 定住者

この在留資格をもつ外国人は、学歴と職種の関連性を確認しなくてもよく、就労ビザに切り替える必要もありません。
ですから、どんな職種で採用しても構いません。

①-3.会社の条件が合っているか

就労ビザ取得には、外国人本人だけでなく採用側の会社も審査されます。
どんな項目が審査されるのかみてみましょう。

会社側の審査ポイント

1.事業内容は適正か

事業に必要な許認可を取得しているか、不法行為をしていないか確認されます。
立証書類:登記事項証明書、会社案内、ホームページ、営業許可書など

2.どの職務で外国人を採用するのか

立証書類:職務を記載した雇用契約書、採用理由書など

3.財務状況は安定しているか

会社が今後も安定して事業を継続していけるか、すぐに倒産するリスクがないかが審査されます。
立証書類:直近年度の決算報告書、給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表など

4.外国人の給与額は適正か

外国人の給与は日本人の給与と同じ水準もしくはそれ以上であることが必要です。これは、雇用契約書に記載された給与額で審査されます。

 

もし、会社側の条件がクリアできないと、外国人本人に問題がなくても就労ビザは取得できません。

 

手順② 労働契約の締結

労働契約の締結

採用が内定したら、雇用契約書を作成します。

雇用契約書は就労ビザ申請書類の一つなので、申請前に契約を結ぶ必要があります。

書式は日本人との雇用契約書と基本的には同じです。

ただし、外国人向けには特別に

「本契約は在留資格および在留期間について日本国法務省による許可を条件とする。」

と追記します。また、必要に応じて、外国人の母国語の雇用契約書を用意するとよいでしょう。

なお、労働条件通知書を雇用契約書の代わりとすることも認められています。

 

手順③ 就労ビザの申請

就労ビザの申請は、大きく分けて3つに分かれます。

  1. 日本に住む留学生を新卒採用する場合(留学ビザ保持者)
  2. 日本の別の会社で働く外国人を中途採用する場合(就労ビザ保持者)
  3. 外国に住む外国人を採用する場合(日本のビザ保有なし)

審査期間は通常1~3ヶ月です。

それでは、一つずつ見ていきましょう。

③-1.日本に住む留学生新卒者を採用する場合

日本に住む留学生は留学ビザを持っています。

留学生を新卒採用する場合、留学ビザから就労ビザへ「在留資格変更許可申請」をします。

申請は、会社の登記事項証明書や決算書などの書類と本人の学歴関連の書類を用意して、留学生本人が手続きします。

申請先は、留学生または会社の住所地を管轄している出入国在留管理局や支局・出張所、所在地です。会社の所在地を管轄する出入国在留管理局ではないので注意しましょう。(2021年から会社所在地を管轄する出入国在留管理局でも申請できるようになりました)

東京出入国在留管理局の場合、卒業する年の前年12月から申請できますが、実際に就労ビザが許可されるのは卒業後の3月下旬です。卒業証書の原本提示後に正式な許可が出るながれになっています。

審査には1~2ヶ月かかるため、4月入社を予定している場合は、遅くとも2月上旬までに申請を済ませておくとよいでしょう。

③-2.日本の別の会社で働く外国人を中途採用する場合

次に、日本の別の会社で働いている外国人を中途採用する場合についてみていきます。

転職の場合、すでに「技術・人文知識・国際業務」などの就労ビザを持っています。
しかし、その就労ビザは、前職の職種で取得したものです。
そのため、転職後の職種でも就労ビザが取れることを出入国在留管理局に審査してもらうことで安心して転職後の業務に就くことができます。

その申請が「就労資格証明書交付申請」です。
転職後での新たな職種や会社の安定性などを証明する資料を集めて外国人内定者が申請します。
この申請は必須ではありませんが、許可を受けておくと、転職先でも問題なく働いてよいと出入国在留管理局に認められたことになり、次回の更新がスムーズに進みます。

目安として、採用した時に在留満了日まで「6ヶ月」以上あるときは「就労資格証明書交付申請」をするとよいでしょう。
在留満了日までの日数が少ない場合は、更新申請する時に、転職後の職種や会社の資料も添付して出入国在留管理局へ提出します。

なお、転職前の在留資格が「技術・人文知識・国際業務」以外の場合は「在留資格変更許可申請」を行います。申請するのは会社ではなく、外国人本人です。

それから、「就労資格証明書交付申請」をしない場合でも、転職したことを入管に届け出ることが必要です。この「所属機関に関する届出」は転職した日から14日以内に行います

書式は所属(契約)機関に関する届出(入管ホームページへのリンク)をご参照ください。入管窓口へ持参、インターネット、郵送のいずれでも届出を受付してもらえます。

③-3.外国に住む外国人を採用する場合

最後に、海外に住む外国人を採用して、日本に呼びよせるながれをみていきます。

この場合、雇用する会社の人事担当者が中心となって動き、以下のながれで手続きします。

呼びよせのながれ
  1. 雇用する会社が出入国在留管理局へ「在留資格認定証明書交付申請」する。
  2. 「在留資格認定証明書」が交付されたら、外国にいる内定者に送付。
  3. 内定者が現地の日本大使館または領事館へ行き、パスポートと「在留資格認定証明書」原本を提示して査証(ビザ)申請。
  4. 査証(ビザ)が交付されたら、内定者がパスポートと査証(ビザ)を持って来日。
  5. 成田空港や羽田空港など国際空港で入国する際に上陸許可の証印、在留カードが交付される。

 

日本での申請先は、会社の所在地を管轄している出入国在留管理局や支局・出張所です。

ココに注意!
日本から外国への郵便は時々紛失することがあります。郵送前に「在留資格認定証明書」のコピーをとっておきましょう。万が一紛失しても、コピーがあれば比較的スムーズに証明書を再交付してもらえます。

手順④ 就労ビザ取得

就労ビザが取得できたら、いよいよ入社決定です。

引越しを伴う内定者の場合、住まいが決まってから14日以内に住所を管轄する市区町村役場で住民登録が必要です。

来日したばかりの外国人の場合、日本の役所で住民登録するだけでもかなり大変です。そのため、雇用する会社側が外国人本人の行政諸手続きをフォローされることが多いです。

 

手順⑤ 雇用開始

外国人を雇用した場合は、ハローワークへ届出が必要です。

届出様式は外国人の雇用状況の届出(厚生労働省ホームページへのリンク)をご参照ください。

以上で、外国人雇用の手続きは完了です。

 

おわりに

今回は、外国人の就労ビザ取得のながれをご紹介しました。

就労ビザ取得には、事前調査が重要です。
調査がしっかりできれば、手続き全体の8割が完了したようなものです。

そして、会社側が用意する書類が多数あることからも、外国人本人に手続きすべてを任せきりにできるものではないことがご理解いただけたのではないでしょうか。

この記事が、御社の外国人雇用の一助となれば幸いです。

 

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閑田 里枝子
申請取次行政書士/ビザ取得アドバイザー 大学卒業後、大手損害保険会社勤務、中国6年在住を経て行政書士事務所を開業。東京都千代田区神田で外国人向けの在留資格申請を取扱う。東京開業ワンストップセンターの入管ブース相談員を務める。外国人の起業や雇用の在留資格の相談を多く受ける。